Obdobně jako jiné oblasti podnikání i Facility management úseky čelí různým úskalím. Potýkají se mimo jiné se:

• Sníženými rozpočty na údržbu
• Omezenými prostředky
• Jinými prioritami
• Nedostatkem finančních prostředků na projekty
• Nezvládnutelným množstvím informací
• Neshodami mezi daty

CAFM nebo IWMS je jedním ze způsobů, jak řídit, sbírat a koordinovat příslušné údaje na podporu FM úseku. Tyto údaje umožní nalézt oblasti, kde by bylo možno ušetřit náklady. V minulosti stály CAFM či IWMS systémy před potřebou prokázat svoji potřebnost jasně prokazatelnými úsporami či návratností do nich vložených investic. V současnosti, kdy tyto systémy ve vyspělých zemích prokázali klíčový význam pro řízení společností a správy nemovitostí, stávají se nezbytným standardem v řídicích systémech každé společnosti.

Využijte své CAFM / IWMS

Jeden problém však přesto přetrvává, a ten se vztahuje k hodnotě a optimalizaci. Je třeba vzít v úvahu:

• Jak dobře je FM systém implementován do procesů a podnikání v rámci podniku?
• Co je pro podnikání skutečně potřeba?
• Které části FM systému jsou více a které méně používané a proč?
• Nezkomplikuje to práci někde jinde?
• Nevzdaluje se systém pro podporu podnikání původním záměrům a cílům?

Problémy podle využití

Prakticky všechny zavedené CAFM / IWMS systémy mají určitou úroveň „nevyužití“, ale to platí plošně pro většinu softwarových systémů implementována do podnikání. Stále je třeba vnímat jako významné riziko, že v případě opuštění klasických forem řízení a toku dat vyvolá toto obvyklé reakce typu „my jsme to dělali vždycky takto!“. Současně je třeba vnímat, že nedostatečně udělené kompetence či nedostatek schopností při užívání systému se stávají též velkou brzdou. Nejčastější prohlášení na straně zaměstnanců bývá:

„Vypadá to, že systém je to dobrý, ale zdaleka nevyužíváme jeho schopnosti.“

Konzultanti, kteří se v této oblasti pohybují, slyší toto vyjádření často. Mezi organizacemi jsou však velké rozdíly. Některé organizace jsou si tohoto vědomy, přijaly potřebné změny a systémy dobře využívají. Pokud však systémy nejsou dobře využívány, odrazí se to na „nezájmu“ zaměstnanců používat je. Zájem je těžko měřitelný a tak se toto vysvětluje nedostatkem proškolení, špatnou koordinací, nepochopením hlavních výhod a přínosů a vše to nakonec vede k frustraci zaměstnanců z používání systému.

Jaký dopad mohou mít tyto „nevyužívané schopnosti“ na podnikání?

Podívejme se na některé z důvodů, proč jsou systémy nevytížené a jak často nejsou splněna očekávání předpokládaná v době nákupu.

„Kolik bylo zaplaceno schopností (funkčností), kterým nebyla věnována žádná nebo jen částečná pozornost?“
„Proč jsou tyto prvky pro nás důležité?“
„Co se stane, pokud nebudeme používat konkrétní části systému?“
Pravdou je, že každý systém bude mít položky, které daný uživatel nebude potřebovat. Je vysoce pravděpodobné, že určité procento systému budete ignorovat. Proto je potřeba položit si otázky:

• Jaké procento ze systému se nepoužívá?
• Jaké jsou důvody, proč nejsou některé schopnosti využívány?
• Kolik bylo zaplaceno schopností, kterým věnujeme malou pozornost nebo je dokonce ignorujeme?

Náš přístup je vždy orientován na konkrétní potřeby našich klientů s řešením zaměřeným na použitelnost a funkcionalitu FM procesů prostřednictvím systémů CAFM či IWMS . Pokud hledáte praktickou podporu při přípravě a implementaci informační podpory, obraťte se na nás a my s vámi rádi projdeme různé možnosti, které v této oblasti můžete aplikovat.